MIS COMMUNICATION

Di seberang sana terlihat seorang anak SMA lagi negoisasi dengan seorang satpam karena terlambat, hasil negoisasi gagal lalu dia telephon sang mama dan mengatakan , ma… aku telat, sang mama belum sempat bertanya lebih jauh telephon pun terputus.

Selanjutnya seorang ayah sambil menimang-nimang kontak mobil dia telephon pada Istrinya ingin mengabarkan kegembiraannya karena mendapatkan mobil baru, ma… aku dapat yang baru lho… lagi-lagi si mama belum sempat bertanya lebih jauh telephonpun terputus.

Sementara kondisi si mama histeris…. anakku hamil….. suamiku kawin lagii!!!! Teriak sang mama sambil histeris, itulah gambaran salah satu iklan operator seluler di tanah air, bukan bermaksud untuk mempopulerkan iklan tersebut namun itu jugalah gambaran yang terjadi di masyarakat kita saat ini, komunikasi yang terputus.

Kejadian bentrok di makam mbah Priok contohnya, ini adalah salah satu bentuk miskomunikasi, seandainya intelejen jalan pastilah tidak akan terjadi bentrokan separah itu antara satpol PP dan para pendukung ahli waris makam mbah priok.

Di banyak kehidupan kita juga sering kita jumpai betapa banyaknya pertengkaran dalam rumah tangga yang diakibatkan karena buruknya komunikasi, benturan-benturan di masyarakat karena adanya komunikasi yang diplintir oleh sebagian oknum, dan masih banyak lagi.

Untuk itu marilah kita perbaiki komunikasi kita, dengan keluarga, atasan, bawahan, rakyat dan pemerintah agar harmonisasi tercipta kembali, saling curiga bisa di minimalisir tentunya mulailah dari diri sendiri, salam.

TUGAS 5

1.Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui!

2.Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara apa?

3.Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE?

4.Apa yang anda ketahui dengan TABULATING?

JAWABAN :

1. Cara penyusunan papers / warkat antara lain :

- penyusunan menurut abjad.
- penyusunan menurut subyek.
- penyusunan menurut nomor.
- penyusunan menurut daerah.
- penyusunan menurut waktu.

2. Untuk jenis papers atau warkat yang berupa wesel, cek, surat pembelian dapat
disusun dengan menggunakan system penyususan papers berdasarkan nomor karena
penyusunan dengan menggunakan system ini banyak diaplikasikan dalam bidang
keuangan, yaitu proses yang terjadi dengan melakukan penomoran yang disebut
sebagai system digit, yang system ini dimaksudkan untuk mempercepat pemrosesan
data secara otomatis atau menggunakan komputer.

3. Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam
rangka proses manajemen, yakni berhubungan dengan penggolongan, pemilihan,
distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang
perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan
dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak
diperlukan lagi.

4. Tabulating merupakan suatu pekerjaan mengumpulkan data dan fakta yang sesuai
dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga
tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa
yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta
peristiwa dan dampaknya.

TUGAS 4

1.Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2.Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan
fleksibel
3.Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4.Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

JAWABAN :

1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil adalah komunikasi tersebut harus jelas, jangan kita berbicara tentang X tapi teman berbicara (komunikan) kita ternyata berbicara tentang Y. Kemudian komunikasi tersebut harus tepat, dan sasaran komunikasi harus sesuai agar tidak terjadi miss communication. Kemudian, semua bahan yang akan kita informasikan harus disiapkan juga secara matang, dan juga dalam menyampaikan kegiatan komunikasi ini, kita harus menyampaikannya dengan diselingi sikap ramah. Sikap ramah dan tulus ini akan memberi perasaan tenang, senang, aman bagi komunikan dan juga merupakan kunci sukses dari kegiatan komunikasi. Selanjutnya, komunikasikanlah hal-hal yang berguna sajadan komunikasikan pesan-pesan secara singkat tapi berisi.

2. Mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel yaitu dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar. Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Cara penyusunan papers / warkat antara lain :

- Sistem penyusunan menurut abjad

- Sistem penyusunan menurut subyek

- Sistem penyusunan menurut nomor

- Sistem penyusunan menurut daerah

- Sistem penyusunan menurut waktu

4. Prinsip dalam dari Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja :
- Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan
memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu
yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
- Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih
dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema,
klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsure kegiatan organisasi dan sebagainya.
- Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
- Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan
yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan
bidang tugas yang termaksud.
- Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat
prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus
betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya
menuju kearah satu tujuan.
- Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan
perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksud.
- Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampila tenaga
kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. jadi ini
dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

ORGANISASI INFORMAL

Organisasi infomal pada struktur oragnisasi tidak akan terlihat tetapi akan selalu mengikuti keberadaan organisasi fomal. Organisasi informal, merupakan kumpulan antar perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipum pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama. Organisasi informal ini keberadaamya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan antar perseorangan pada sesama anggota organisasi formal (perusahaan).
Organisasi infomal merupakan organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama. Dalam organisasi formal, tiap unsur organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas. sedangkan didaam organisasi informal, kedudukan serat fungsinya taampak kabur. Organisasi informal ini terjadi karena adanya komunikasi antar sesama karyawan yang dengan cepat menyebarkan informasi melalui desas-desus dari mulut kemulut. Adapun desas-desus itu bisa saja berlebihan, salah, kurang tepat maupun merupakan kebocoran informasi dari atasan yang mungkin benar. Untuk itulah agar organisasi informal bermanfaat bagi perusahaan maka sudah sepantasnya kalau setiap atasan harus bisa menggunakan segi positif kebceradaan organisasi informal ini terutama dalam rnenyampaikan perintah.
Perkembangan organisasi informal didalam organisasi formal dikarenakan adanya ketidak mampuan organisasi formal dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan tertentu dari anggota organisasi formal itu sendiri. Seperti yang dikatakan oleh Max Waber :
“Berkembangnya organisasi informal ini karena struktur formal tidak dapat memberikan pemenuhan kebutuhan para anggotanya dan juga kebutuhan organisasi (formal) itu sendiri. Keduanya yaitu organisasi formal dan organisasi informal memiliki persamaan dan perbedaan dalam hal tujuannya, mekanisme kontrol, karakteristik dan sebagainya.”
Menurut J. Winardi organisasi informal memiliki beberapa ciri-ciri yang membedakan dari organisasi formal, yaitu :
1. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu dimana seseorang menjadi anggota organisasi tersebut.
2. Sifat hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.
3. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.
4. Organisasi informal, merupakan kumpulan antar perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipum pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama.
5. Dalam organisasi formal, tiap unsure organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas. sedangkan didaam organisasi informal, kedudukan serat fungsinya tampak kabur. (J Winardi, 2003:9).
Selain itu, menurut Hicks organisasi informal dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder :
1. Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
2. Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.
Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggaruh dengan struktur formal organisasi. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status). Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode kerja sendiri lain dengan aturan formal. Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi dan dapat berkembang dalam berbagai bentuk.
Seperti halnya organisasi formal, organisasi informal juga memiliki struktur tersendiri. Struktur inilah yang membedakan antara dua jenis organisasi tersebut. Adapun struktur organisasi informal, yaitu :
1. Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah dengan struktur formal organisasi.
2. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status)
3. Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode kerja sendiri lain dengan aturan formal.
4. Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi.
5. Organisasi informal berkembang dalam berbagai bentuk.

Tugas 3

TUGAS 3

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui!

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal!

3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi!

4. Jelaskan perbedaan dari tata kerja, sistem kerja, dan prosedur kerja!

Jawaban :

1. Pada dasarnya di dalam setiap gaya kepemimpinan terdapat 2 unsur utama, yaitu unsur pengarahan (directive behavior) dan unsur bantuan (supporting behavior). Dari dua unsur tersebut gaya kepemimpinan dapat dikelompokkan menjadi 3 kelompok, yaitu otokrasi (directing), demokratis dan Laissez Faire.
a) Otokrasi,mempunyai ciri-ciri :

· Kebijaksanaan dilakukan oleh pemimpin.

· Teknik dan langkah didikte oleh atasan.

· Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya.

· Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap anggota.

b) Demokratis, mempunyai ciri-ciri :

· Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pimpinan.

· Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternatif prosedur yang dapat dipilih.

· Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok.

· Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c) a) Otokrasi,mempunyai ciri-ciri :

· Kebijaksanaan dilakukan oleh pemimpin.

· Teknik dan langkah didikte oleh atasan.

· Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya.

· Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap anggota.

b) Demokratis, mempunyai ciri-ciri :

· Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pimpinan.

· Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternatif prosedur yang dapat dipilih.

· Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok.

· Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c) Laissez Faire, mempunyai ciri-ciri :

· Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pimpinan.

· Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pimpinan yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya.

· Sama sekali tidak ada partisipasi dari pimpinan dalam penentuan tugas

· Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

2. Manfaat organisasi informal adalah :
- Sebagai pendukung tujuan organisasi
- Sebagai alat komunikasi tambahan
- Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
- Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3. Struktur bagan organisasi:
- Segitiga Vertikal
- Segitiga Horizontal
- Kerucut Vertikal Horizontal
- Lingkaran
- Setengah lingkaran
- Oval

4. - Tata kerja : merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bias mencapain tingkat efisien yang maksimal
- Prosedur : merupakan tahapan dari tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan
- System kerja : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan