TUGAS 4

1.Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2.Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan
fleksibel
3.Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4.Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

JAWABAN :

1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil adalah komunikasi tersebut harus jelas, jangan kita berbicara tentang X tapi teman berbicara (komunikan) kita ternyata berbicara tentang Y. Kemudian komunikasi tersebut harus tepat, dan sasaran komunikasi harus sesuai agar tidak terjadi miss communication. Kemudian, semua bahan yang akan kita informasikan harus disiapkan juga secara matang, dan juga dalam menyampaikan kegiatan komunikasi ini, kita harus menyampaikannya dengan diselingi sikap ramah. Sikap ramah dan tulus ini akan memberi perasaan tenang, senang, aman bagi komunikan dan juga merupakan kunci sukses dari kegiatan komunikasi. Selanjutnya, komunikasikanlah hal-hal yang berguna sajadan komunikasikan pesan-pesan secara singkat tapi berisi.

2. Mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel yaitu dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar. Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Cara penyusunan papers / warkat antara lain :

- Sistem penyusunan menurut abjad

- Sistem penyusunan menurut subyek

- Sistem penyusunan menurut nomor

- Sistem penyusunan menurut daerah

- Sistem penyusunan menurut waktu

4. Prinsip dalam dari Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja :
- Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan
memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu
yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
- Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih
dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema,
klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsure kegiatan organisasi dan sebagainya.
- Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
- Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan
yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan
bidang tugas yang termaksud.
- Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat
prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus
betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya
menuju kearah satu tujuan.
- Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan
perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksud.
- Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampila tenaga
kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. jadi ini
dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.